Excel'den çıkmanın doğru sırası

Excel bir tablo programı değil, çoğu şirkette kayıt sistemidir. Sipariş orada, stok orada, müşteri listesi orada. Bu bir başarısızlık değil — Excel iş görmüştür, ucuzdur ve herkes bilir. Ama bir yerden sonra maliyeti görünmez bir biçimde artar.

Ne zaman sınıra gelindiğini anlarsınız

Şu cümlelerden birini duyduysanız sınıra gelinmiştir:

• "Hangisi güncel, Ayşe'deki mi bendeki mi?"
• "O dosyayı kapatabilir misin, kaydedemiyorum."
• "Geçen ayki hâlini nereden bulabilirim?"
• "Formülü bozmuşuz, ne zaman olduğunu bilmiyoruz."

Bunların hepsi aynı şeyin belirtisidir: aynı gerçeğin birden fazla kopyası var.

Taşımanın doğru sırası

En sık yapılan hata, en büyük tablodan başlamaktır. Doğrusu tersidir.

1. Önce yazılan yeri taşıyın, okunan yeri değil. Veri nereye giriliyorsa orası tek olsun. Raporlar bir süre daha Excel'den çıkabilir; kimse ölmez.

2. Eski veriyi olduğu gibi alın. Temizleyerek taşımaya kalkarsanız proje veri temizleme projesine döner ve biter. Önce taşıyın, sonra temizleyin.

3. Excel'i bir süre açık bırakın. İki hafta paralel çalışmak, "acaba doğru mu aktardık" sorusunu deneyerek cevaplamanın en ucuz yoludur.

4. Dışa aktarmayı ilk günden koyun. İnsanlar Excel'i seviyor çünkü veriyi istedikleri gibi kesip biçebiliyorlar. Bunu ellerinden almayın; "Excel'e aktar" düğmesi, yeni sisteme geçişin en çok işe yarayan özelliğidir.

Neyi kaybetmeyi göze alıyorsunuz

Excel'in gerçek gücü esnekliktir. Yeni bir sütun eklemek için kimseden izin almazsınız. Yeni sistem bunu zorlaştırıyorsa, insanlar yanına yeni bir Excel açar ve baştaki soruna geri dönersiniz.

Bu yüzden taşıdığınız sistemin, sizin değiştirebileceğiniz bir sistem olması gerekir. Değiştiremeyeceğiniz bir yere taşınmak, Excel'de kalmaktan daha kötüdür.