Hazır yazılım mı, özel yazılım mı?

Hazır yazılım, binlerce şirketin ortalama ihtiyacına göre tasarlanır. Bu onu kötü yapmaz — tam tersine, ortalama bir ihtiyacınız varsa en ucuz ve en hızlı yol odur. Sorun, ihtiyacınızın ortalama olmadığı yerde başlar.

Hazır yazılımın gerçek maliyeti lisans değildir

Lisans ücreti görünür ve bütçelenebilir. Görünmeyen üç kalem var:

Süreçlerinizi yazılıma uydurmak. Yazılım "müşteri" derken neyi kastediyorsa, siz de onu kastetmeye başlarsınız. Kendi işleyişinizde anlamlı olan bir ayrım programda yoksa, o ayrımı Excel'de tutmaya başlarsınız — ve tuttuğunuz an, tek bir doğru kaynağınız kalmamış olur.

Aradaki boşluğu insanla doldurmak. İki sistem birbiriyle konuşmuyorsa, arada bir kişi vardır. O kişi her gün aynı veriyi bir yerden alıp başka bir yere yazar. Bu iş görünmez çünkü kimse ona "entegrasyon" demez; "Ayşe hallediyor" der.

Değiştirememek. İşiniz değişir, yazılım değişmez. Değişiklik talebiniz üreticinin yol haritasına girer ya da girmez.

Özel yazılım her zaman doğru cevap değil

Dürüst olalım: muhasebe programı yazdırmayın. Bordro yazdırmayın. E-fatura entegrasyonu yazdırmayın. Bunlar mevzuatla birlikte değişen, çok sayıda şirketin aynı şekilde kullandığı, hazır çözümü olgun alanlardır.

Özel yazılım, işinizi rakiplerinizden ayıran şeyin bulunduğu yerde anlamlıdır. Sipariş akışınız, fiyatlandırma mantığınız, üretim planlamanız, müşterinizle kurduğunuz ilişki — bunlar sizin. Bir üreticinin ortalamasına sığdırıldıklarında, sizi siz yapan şeyi kaybedersiniz.

Nasıl karar verilir

Üç soru yeterli:

1. Bu süreç sizi rakibinizden ayırıyor mu? Ayırmıyorsa hazır alın.
2. Hazır çözümü kullanabilmek için kaç kişi ne kadar manuel iş yapıyor? Bu sayı bir kişinin yarım gününü geçiyorsa, yılda ne ettiğini hesaplayın.
3. Önümüzdeki iki yılda bu sürecin değişmesi gerekecek mi? Gerekecekse, değiştirebildiğiniz bir şeye sahip olmak lazım.

Cevaplar karışıksa, karışık olan yeri özel yazdırıp gerisini hazır bırakmak çoğu zaman en iyi seçenektir. Yazılımın tamamı sizin olmak zorunda değil.